宝办字〔2018〕134号

 

中共宝鸡市委办公室　宝鸡市人民政府办公室

印发《关于在机构改革中加强档案工作的实施意见》的通知

 

各县、区委，县、区人民政府，市委和市级国家机关各部门，各人民团体：

　　《关于在机构改革中加强档案工作的实施意见》已经市委、市政府同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。

   

中共宝鸡市委办公室　宝鸡市人民政府办公室

2018年12月28日

 

关于在机构改革中加强档案工作的实施意见

 

　　档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性、支撑性工作，承担着为党管档、为国守史、为民服务的神圣使命。依法依规做好机构改革涉及部门和单位档案处置工作，是机构改革中的一项重要任务，也是各级党委政府、涉及机构改革部门和单位、各级档案行政管理部门和国家综合档案馆的一项重要职责。为了认真贯彻落实《中共陕西省委办公厅、陕西省人民政府办公厅印发〈关于在机构改革中加强档案工作的意见〉的通知》（陕办字〔2018〕88号）精神，切实做好全市机构改革中档案处置工作，维护档案完整与安全，结合我市实际，现制定如下实施意见。

　　一、切实落实涉及机构改革部门和单位的档案工作职责

　　按照《档案法》规定的“统一领导、分级管理”原则，各级档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。在机构改革中，涉及机构改革的部门和单位，要加强与档案行政管理部门的联系，自觉接受档案业务指导，切实做好档案处置工作，保证档案资源及时归档或移交。

　　1. 不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位，要明确档案处置工作分管领导、工作机构；要制定档案处置工作方案，指定专人，严格按照本单位文件归档范围，对历年归档文件材料和档案整理情况进行全面清点和检查，做好留存在部门或个人手中应归档各种门类、各种载体的文件材料的收集、鉴定、整理、归档、保管、清点、交接工作，确保本单位应归档文件材料齐全完整，已归档文件材料整理规范、目录齐全。要按规定向新组建机构或同级国家综合档案馆移交档案，移交档案时要将电子档案、实物、印章、音像档案等纳入范围。

　　2. 新组建机构要明确档案工作分管领导、档案工作机构和人员，建立档案工作网络，将档案工作纳入相关领导和人员的岗位职责，提供符合档案安全保管要求的用房，配备档案安全必要的设施设备，制定档案工作方案，编制或修订本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，做好各种门类、各种载体档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计工作。已应用OA系统、业务系统的部门和单位，要做好电子文件的归档和电子档案管理工作。

　　3. 全市各级档案行政管理部门负责本级机构改革涉及部门和单位的档案管理与处置工作方案的审查、档案交接与管理工作监督指导、各部门和单位编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审定、协调处理档案归属争议等问题，确保档案的齐全、完整、安全，保持各部门和单位档案工作的连续性。

　　4. 市、县（区）国家综合档案馆要积极做好撤销机构档案接收进馆工作，确保撤销机构各门类、各种载体的档案整理规范、应收尽收、及时进馆，确保接收档案的质量数量，杜绝因接收不及时导致档案的分散、遗失。

　　二、严格按照归属流向处置涉及机构改革部门和单位的档案

　　市、县（区）档案局（馆）和有关部门、单位，要依法依规严格按照档案归属，规范档案流向，确保在机构改革中档案管理科学、处置得当。

　　1. 不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位，自变动之日起档案全宗终止，档案经过系统整理后，整体移交承接主要职能的新组建机构按原全宗代管，实行封口管理，单独保存和利用，档案不能因一个部门或单位的职能和内部机构分解到其他多个部门或单位而分散。代管部门或单位在档案达到规定移交年限（10年）后向同级国家综合档案馆移交。确因保管场地限制等原因，经同级国家综合档案馆同意，可提前移交进馆。

　　向新组建机构或同级国家综合档案馆移交档案时，须清点档案数量，双方在移交清单上签字盖章，将档案（含各类纸质档案、纸质档案数字化加工的数据、电子档案及实物、印章、音像档案等）与全宗卷（含全宗介绍、大事记、组织沿革）、档案目录（含电子目录）、相关资料等一并移交；档案管理系统、可移动的档案装具同档案一起向新组建机构移交。基建档案、设备档案可向接收、管理基建项目、办公用房和设备的部门和单位提供复制件。

　　机构变动之日后形成的经费、债权债务清理和资产（包括在建工程在内的房屋、土地、档案、车辆、办公设备及家具、人防资产等）清查、登记中的清查情况报告、财务资产报表，资产账册目录，调整和处置方案，移交、接收、划转和处置手续，停用的各类印章等，归入原全宗管理。

　　2. 更名、调整领导管理体制但主要职责与业务范围没有较大变动的部门和单位，以及保留机构或单位名称、优化职责或部分职责发生变化、以原机构为基础组建更名的部门和单位，继续沿用原档案全宗。

　　3. 部分职责与业务范围划入其他机构的，原来形成的相关档案由该部门和单位按照原档案全宗继续保管，不得分散；相关机构需利用该部分档案时，原部门和单位应按照规定提供利用；已经建立档案信息数据库的单位，可向承接职责与业务的机构提供该部分档案的数据副本。

　　4. 设在有关部门和单位的议事协调机构及由部门统一管理对外保留或加挂牌子的机构，不单独设档案全宗，其档案纳入有关部门和单位档案全宗管理。

　　5. 新组建机构，自成立之日起形成的档案由各部门各单位新设档案全宗进行管理；全宗号暂空，待以后移交档案时向同级国家综合档案馆申请。原部门或单位未办理完毕的文件材料及依据新的职责分工移交新组建机构继续处理的，由新组建机构收集整理归档。

　　三、认真做好机构改革中档案管理工作

　　市、县（区）档案局（馆）和有关部门、单位，要切实做好机构改革档案管理工作，上下联动，强化指导。保证任务落实，执行有力。

　　1. 全市各级档案行政管理部门要积极支持配合机构变动部门和单位的档案处置工作，及时协调、研究解决档案处置中的疑难问题。市、县（区）涉及机构改革的部门和单位，工作中遇到的问题要及时向市、县（区）档案局请示报告。

　　2. 机构改革涉及的部门和单位，应在本级机构改革方案正式公布15日内制定本部门、单位档案管理与处置方案，经同级档案行政管理部门审查同意后实施。档案管理与处置方案的内容包括：档案工作机构和人员安排，档案收集整理要求，档案清点、交接程序以及日常保管、利用要求等。

　　3. 机构改革涉及的部门和单位，要在“三定”方案确定后3个月内完成《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的编制和修订，并按照政府内部审批程序报同级档案行政管理部门审批同意后执行。

　　4. 不再保留、撤销建制的部门和单位，在档案处置工作完成前，具体承担档案处置的工作人员暂不安排其他工作任务。要预留档案整理编目和相关设备装具等处置费用，为机构改革中处置档案提供必要的保障。

　　5. 不再保留、撤销建制的部门和单位，应在机构改革开始后6个月内完成档案的整编、交接等处置工作。档案整编、处置工作量大的，要及时抽调相关人员集中工作，确保按时完成档案处置工作。

　　6. 向同级国家综合档案馆或承接主要职能的新组建机构移交的档案，必须经过系统规范整理，符合档案馆接收档案的标准和要求；涉密文件必须按照《中华人民共和国保密法》要求组织解密工作；对到期不宜开放的档案，应提出限制使用的意见。

　　7. 机构改革涉及的部门、单位及个人，不得借机构改革擅自带走、留存、转移、销毁档案，严防档案流失和失密泄密问题发生。在机构改革中造成档案损失、失密泄密的，依法追究有关人员的责任。