宝办发〔2016〕71号
 

中共宝鸡市委办公室 宝鸡市人民政府办公室
关于推进数字档案馆（室）创建工作的实施意见

各县、区委，县、区政府，市委和市级国家机关各部门、各人民团体：
　　为了认真贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）和《中共宝鸡市委办公室、宝鸡市人民政府办公室《印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉的通知》（宝办发〔2015〕21号）文件精神，努力完成“加快推进传统载体档案数字化，在2020年前实现馆（室）藏档案数字化、电子档案规范化”的目标任务，全面提升档案馆（室）综合服务功能，根据《陕西省档案事业发展“十三五”规划》，结合我市工作实际，现就推进数字档案馆（室）创建工作提出如下意见：
　　一、统一思想认识，增强做好数字档案馆（室）创建工作的责任感
　　建设数字档案馆(室)，是新形势下档案工作提质增效的重要举措，是加快全市信息化步伐的客观需要。《陕西省档案事业发展“十三五”规划》指出：“积极推进数字档案馆（室）建设工作。完成12个市数字档案馆（含杨凌示范区、韩城市）、60个县数字档案馆建设；至2020年，省、市、县三级机关、团体、企事业单位档案室中，30%、20%、10%的单位基本达到数字档案室要求。”中共宝鸡市委办公室、宝鸡市人民政府办公室印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》强调：“要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，大力开展传统载体档案数字化工作。到2020年前实现馆（室）藏档案数字化、电子档案规范化。”各级党委、政府和各部门、各单位要充分认识数字档案馆（室）建设对实现电子公文规范管理、档案信息资源共享、拓展公共服务能力的现实意义，切实增强创建工作的使命感和责任感，积极为档案部门开展数字档案馆（室）建设创造条件；各级档案部门要进一步提高思想认识，把数字档案馆（室）创建列入重要日程，坚持“统筹规划、循序渐进、项目带动、重点突破、需求导向、保证安全、合理适用、稳步实施”的原则，周密部署，落实人员，强化措施，有计划开展创建工作，为实现档案资源信息共享奠定基础。
　　二、明确目标任务，全面推进数字档案馆（室）创建工作
　　（一）创建工作目标
　　以数字档案资源建设为基础，以先进的信息技术为手段，以档案信息资源共享为目的，以档案信息安全体系为保障，全面提升档案信息化资源建设水平，提高档案综合管理、资源共享和安全防护能力。市、县（区）档案馆和各部门、各单位档案室全部建成局域网，接入政务网。建立适应数字档案管理需要的网络和符合功能要求的管理系统，开展档案资源数字化加工，探索增量档案电子管理新途径。到2020年，力争完成8个县(区)数字档案馆建设，市、县（区）各部门、各单位档案室中20%、10%的单位基本达到数字档案室建设要求，实现全市馆（室）藏档案数字化、电子档案规范化，基本建成全市区域性数字档案馆（室）管理及服务平台。
　　（二）创建工作标准
　　市档案馆和各县（区）档案馆以国家档案局2010年出台的《数字档案馆建设指南》和2014年出台的《数字档案馆系统测试办法》为标准，开展创建工作。依据《数字档案馆系统测试指标表》进行测试验收，测试采用百分制，达到80分以上为“通过国家级数字档案馆测试”，达到90分以上为“全国示范数字档案馆”。市、县（区）各部门、各单位的数字档案室创建，以国家档案局出台的《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价指标》为标准开展创建工作。
　　（三）创建工作任务
　　1.数字档案馆创建
　　 ⑴基础设施建设。包括硬件建设：配备档案数字化工作需要的计算机、刻录机、扫描仪、打印机等数字化设备，有服务器、终端机；软件建设：要有操作系统、数据库系统、扫描软件和档案管理应用平台；网络系统建设：要有档案数据网络，实现数据交换。
　　 ⑵数字档案资源建设。按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施，做好多种媒体形式的原始馆藏档案(如纸质档案、照片档案、声像档案等)的数字化处理和电子文件的接收工作，馆藏纸质档案数字化率不低于70%。通过对数字档案的整理加工重组，实现与目录挂接，建立多种形式的数字档案信息资源库。建立档案数字化保障体系，杜绝数字化过程中产生丢失、泄密等问题。
　　 ⑶应用系统建设。建设数字档案馆网络架构，构建局域网、政务网、公众网三个服务平台，并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。深化数字化成果利用，提供计算机检索查询服务，通过本馆局域网实现馆藏档案目录查询和全文阅览，实现开放档案互联网目录查询。
　　 ⑷保障体系建设和安全管理。根据国家有关规定，依托三个服务平台数字化建设，建立健全数字档案馆管理制度，具体包括：电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度和电子档案鉴定销毁制度等。
　　2.数字档案室创建
　　⑴基础设施建设。主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五部分。应结合工作，需要配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。
　　⑵数字档案资源建设。对室藏纸质档案，有计划地开展条目录入、全文扫描等档案数字化加工工作，建立室藏档案案卷级、文件级目录数据库，资料目录数据库，全文数据库；对照片档案进行扫描，对录音带、录像带等磁性载体档案进行数字化转换，建立多媒体数据库。建立档案数字化保障体系，杜绝数字化过程中产生丢失、泄密等问题。规范电子文件的管理，实现增量档案电子化。在档案移交工作中，档案数字化加工形成的各类数据、电子档案同纸质档案一并移交进馆。
　　⑶应用系统建设。应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、分类、编目、存储、检索、利用、鉴定等基本功能。深化数字化成果利用，提供计算机检索查询服务，通过本系统（本单位）局域网实现室藏档案目录查询和全文阅览，有条件的单位要实现互联网目录查询。
　　⑷保障体系建设和安全管理。根据国家有关规定，建立健全数字档案室管理制度，具体包括：电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度和电子档案鉴定销毁制度等。
　　（四）创建工作步骤
　　创建工作从2016年全面启动，至2020年完成。数字档案馆创建按照试点先行、全面推进、分批测试申报的办法进行。2016年，以渭滨区、岐山县、扶风县、陇县档案馆为试点单位，并列入我市第一批数字档案馆建设试点申报单位，每年馆藏档案数字化率不得低于30%。2017年全面推行创建工作，市档案馆和凤县、陈仓区、千阳县、麟游县档案馆列入我市第二批数字档案馆建设申报单位，每年馆藏档案数字化率不得低于25%；其他县区列入我市第三批数字档案馆建设申报单位，每年馆藏档案数字化率不得低于20%。各县(区)档案馆要依据《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试指标表》，统筹规划，分步实施，抓好落实。经过自行测试，基本达到数字档案馆建设标准的，填写《数字档案馆系统测试申请表》，向市档案局提出申请，市档案局推荐上报省档案局，省档案局对创建工作进行测试验收后，向国家档案局推荐，国家档案局将组织专家进行测试验收、审批。市、县（区）各部门、各单位依据《数字档案室建设指南》，整体推进数字档案室创建工作，市、县（区）档案局每年向省档案局推荐档案工作基础好、基本达到标准的单位为申报单位，填写《数字档案室建设试点申请书》，经省档案局测试验收后，向国家档案局推荐，进行测试验收、审批。
　　三、加强组织领导，确保数字档案馆（室）创建工作顺利开展
　　1.强化领导，健全机构。各级党委、政府要重视数字档案馆（室）创建工作，将其列入重要议事日程，加强领导，加大投入，为创建工作提供保障。市、县（区）档案局（馆）和各部门、各单位要成立数字档案馆（室）创建工作机构，明确工作职责，落实创建任务，把创建工作落到实处。
　　2.加强沟通，争取支持。市、县（区）档案局（馆）和各部门、各单位要积极争取党委、政府和单位主要领导的支持，努力营造各方支持参与创建工作的良好氛围。要加强与相关部门的联系沟通，为创建工作提供建设平台和相关技术支持。
　　3.创造条件，强化保障。各相关部门要从全局着眼，积极为创建数字档案馆（室）创造条件。要把创建经费列入财政预算，为数字档案馆（室）建设提供资金保障。要把创建工作作为督查工作的重要内容，推动全市数字档案馆（室）建设顺利开展。
 

中共宝鸡市委办公室　宝鸡市人民政府办公室
2016年8月22日