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【宝鸡市档案局】关于2021年档案安全管理“双随机”抽查情况的通报
时间:2021-07-23 10:49  来源:宝鸡市档案局  点击:
宝档发﹝2021﹞51号
 
宝鸡市档案局关于2021年档案安全管理“双随机”抽查情况的通报
 
各县(区)档案局(馆),市委和市级国家机关各部门、各人民团体:
  为了加强档案安全管理工作,完善档案安全保管条件,全面提升我市档案管理规范化、科学化水平,市档案局于6月28日—7月16日,采用“双随机”抽查的方式,对6个县(区)档案局(馆)和34个市级部门(单位)的档案安全管理工作进行了检查。现将抽查情况通报如下:
  一、抽查工作开展情况
  今年6月,市档案局下发了《关于开展2021年档案安全管理“双随机”抽查的通知》(宝档发〔2021〕44号),要求各单位对档案安全管理工作认真开展自查,在自查的基础上,对陕西省档案管理双随机抽查摇号系统随机抽取的金台区、陈仓区、千阳县等6个县(区)档案局(馆)和市政协办公室、市纪委监委、市发改委等34个市级部门(单位)的档案安全管理工作进行抽查。从6月下旬开始,由市档案局领导带队,抽调市委办公室档案事业发展科、市档案局(馆)业务指导科工作人员,组成两个检查组,重点围绕馆(室)档案安全管理、2020年文件材料归档工作和脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控档案的整理和移交工作,采取听取汇报、现场查看、查阅资料的方式进行了检查。在此次档案安全管理“双随机”抽查工作中,市档案局认真贯彻落实行政执法“三项制度”,严格按照行政执法的工作和程序要求,事前公示档案执法事项,下达行政执法检查告知书,事中执法人员持证执法、亮证执法,事后及时反馈执法检查意见,公示执法结果信息,有效规范了档案行政执法工作。
  二、档案安全管理基本情况
  从抽查情况看,全市档案安全建设水平有所提升,2020年度文书档案归档工作有序推进,脱贫攻坚、新冠肺炎疫情防控档案整理移交进展顺利,档案管理工作总体趋好。
  1.档案安全机制逐步健全。从检查情况看,各单位对档案安全工作都普遍比较重视,建立健全档案安全工作机构,明确分管领导和档案管理人员职责,按照“谁主管、谁负责,谁实施、谁担责”的原则,切实落实了档案安全主体责任;各县(区)档案局(馆)坚持每年签订档案安全目标责任书;市级部门(单位)普遍建立了档案保管、利用、查借阅、保密、安全等各项管理制度,始终把依规管理贯穿于档案管理的各个环节,有效规范管理行为,切实保障档案安全;市文化和旅游局、市统计局、市机关事务局、市民宗局等单位,将档案安全工作纳入年度计划和目标考核,与单位中心工作、业务工作同安排、同检查、同考核,有力推动了档案管理工作。
  2.档案安全意识逐步提升。各单位坚持把档案安全放在首位,牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,通过组织安全知识学习,观看安全保密教育影片,开展消防知识培训、演练,档案安全意识进一步提高。在档案管理和利用过程中,各单位都能正确处理档案管理、利用与保密、保护之间的关系,确保了档案实体与信息的安全。各县(区)档案局(馆)在做好日常和节假日、汛期档案安全工作的同时,强化指导检查,并结合档案安全“双随机”抽查,加强全域档案安全工作监管,从源头上确保了档案安全。
  3.档案安全管理逐步规范。从检查情况看,各县(区)档案局(馆)严格执行档案管理制度,坚持24小时领导带班、干部值班制度,规范档案接收、查阅利用、鉴定、开放、数字化加工等工作流程,坚持定期开展安全大检查,及时发现和处理问题,堵塞安全漏洞。大部分市级部门(单位)建立健全档案管理各项制度,加强档案室日常管理,保持室内环境干净整洁。市公积金管理中心、市机关事务局、市农业农村局、市税务局等部门(单位),坚持开展档案室安全检查、温湿度、查借阅等统计台账登记,做好室内环境监测,规范档案利用程序;大部分市级部门(单位)制定和完善了档案安全应急预案,不断提高档案安全突发事件应急能力和水平,做到档案安全防患于未然。
  4.档案安全建设不断加强。各县(区)档案局(馆)在实施新馆建设项目基础上,普遍配备了报警、消防、门禁、监控等系统,购置了除湿机、温湿度仪、消毒机、防磁柜等设施设备,市级部门(单位)均不同程度地配备了温湿度计、灭火器、窗帘等必备设施设备,为档案保管创造了安全环境。市委党校在搬迁后,及时落实32㎡档案室,实现三室分开,使档案保管和利用做到有效衔接。高新区管委会、市政协办公室、市住建局、市国资委、市住房公积金管理中心、联通宝鸡分公司等单位库容充足、设施较为齐备,能满足档案安全保管需求。各单位注重强化网络和信息安全管理,县(区)档案局(馆)对重要档案数据做到了异地异质备份,市级部门(单位)对档案数字化成果基本都做到了双备份,确保了档案信息的安全。
  5.档案资源归集有序开展。各县(区)都认真开展档案资源归集的督促指导工作,各部门(单位)普遍重视归档文件材料的收集整理,按照归档工作要求,有序推进文书档案和脱贫攻坚、疫情防控专业档案的归档移交工作。从检查情况看,被检查的40个单位中,市政协办公室、市委政研室、市水利局、市卫健委、市民宗局等单位已完成2020年文书档案归档任务,且整理规范,市执法局、高新区管委会等单位注重特殊载体档案整理,门类齐全。太白县、金台区、高新区管委会的区、镇、村三级脱贫攻坚档案归档工作进展迅速,已接近尾声,且收集齐全、整理规范;市乡村振兴局、教育局等16家单位脱贫攻坚档案或目录已接收进馆。太白县、金台区、千阳县疫情防控指挥部和凤翔区医疗机构疫情防控档案整理全部结束,岐山县1个乡镇疫情防控档案已接收进馆,市乡村振兴局、市商务局等单位完成疫情防控专题档案目录制作,其他县(区)和市级部门(单位)均在加快疫情防控档案归档进馆工作进度。
  三、存在问题
  从检查情况看,各县(区)档案局(馆)及市级部门(单位),在档案安全管理方面做了大量工作,档案安全管理水平有了一定提高,但也存在一些不足。具体表现在:
  1.档案人员素质有待提升。主要表现在:一些档案工作人员档案安全意识淡薄,缺乏责任心,对档案室疏于管理;个别单位档案工作人员变动频繁,档案工作缺乏传、帮、带;部分单位档案工作人员业务生疏,对档案业务系统学习不够,档案整理不够规范。
  2.档案保护措施不够完善。个别县(区)档案馆未配备门禁、除尘、消杀等设施设备,监控设施未实现馆库全覆盖;一些单位档案室堆放杂物,卫生状况较差,个别档案室存在漏水隐患;无档案室的个别单位,档案保管区域未配备必要设施设备。
  3.档案安全管理有待规范。个别单位档案安全机构和管理制度不够健全,档案室日常管理不够规范;一些单位忽视对设施设备的运行管理,要么不能及时检修,要么长置不用,未能很好发挥管护作用;一些单位日常监管不到位,统计台账记录不经常、不完善;一些单位档案保管、数字化加工场地远离人员办公地,对档案室安全和数字化加工工作缺失监管。
  4.档案资源归集亟待加强。从检查情况看,文书档案归档整体进度慢于往年,脱贫攻坚和疫情防控档案归档进展不一,一些单位已完成移交任务,一些单位正在整理,个别单位至今未启动工作;部分单位归档不够规范,归档质量有待提升;一些单位会议记录、统计报表、人员名册、编研资料等非红头文件和照片、音视频、实物等特殊门类资料疏于收集,造成收集不齐,归档不全。
  四、几点要求
  1.提高档案安全意识。档案安全是档案工作的“生命线”,也是档案工作的底线。各县(区)档案局(馆)、市级各部门(单位),要牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,坚决克服松懈侥幸心理,积极履职,强化举措,做好当前和汛期档案安全工作,确保档案万无一失。至今还未启用档案安全“双随机”抽查摇号系统的县(区),年内务必启用。
  2.强化档案安全保障。要切实加强对档案安全工作的领导,建立健全档案安全工作机构,制定安全责任清单,明确档案安全责任部门和责任人;进一步加大对档案安全基础设施建设的投入力度,努力改善档案保管保护条件,提高档案安全与管理水平;增强安全防范意识,完善档案安全应急预案,定期开展档案安全教育培训和事故应急预案演练,切实提高突发事件应急处置能力。
  3.规范档案收集整理。在继续做好文件收集和规范整理的同时,要重视照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理,做到门类齐全、应归尽归;加快档案资源归集工作进度,文书档案整理和脱贫攻坚、新冠肺炎疫情专业档案归档移交工作,要在8月10日前全部结束。
  4.加强档案安全管理。各县(区)档案局(馆)和市级各部门(单位)要进一步加强档案安全日常管理;馆(室)设施设备不到位的单位,要尽快落实;档案室堆积杂物单位,要在一周内完成清理;档案保管、数字化加工场地远离人员办公地的单位,档案工作人员要切实负起责任,定期对档案室环境和数字化加工现场进行查看,健全各类台账登记,及时发现和消除安全隐患;要进一步强化网络和信息安全管理,开展档案信息数据异地异质备份,规范使用档案信息系统、服务器、终端软硬件和存储介质,确保档案信息绝对安全。
 
宝鸡市档案局
2021年7月19日

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