宝档发〔2022〕66号  

宝鸡市档案局

关于2022年档案安全管理“双随机”

抽查情况的通报

各县（区）档案局（馆），市委和市级国家机关各部门、各人民团体，市属企事业单位：

      为了加强档案安全管理工作，完善档案安全保管条件，全面提升我市档案管理规范化、科学化水平，市档案局于7月6日—22日，采用“双随机”抽查的方式，对4个县（区）档案局（馆）和42个市级部门、企事业单位的档案安全管理工作进行了检查。现将抽查情况通报如下：

      一、基本情况

      此次档案安全管理“双随机”抽查，是在各单位自查基础上，重点围绕馆（室）档案安全管理、党史学习教育文件材料归档移交和民生档案管理工作，采取听取汇报、现场查看、查阅资料的方式进行。从抽查情况看，全市档案安全建设水平稳步提升，档案归档工作有序推进，民生档案管理工作总体趋好。

      1.档案安全意识明显提升。从检查情况看，各单位对档案安全工作都普遍比较重视，建立健全档案工作机构，落实档案安全主体责任；市政府办公室、市审计局、市司法局、市市场监管局、宝鸡港务区管委会、市医疗保障经办中心等单位将档案安全管理纳入年度目标责任考核和工作计划，与单位中心工作、业务工作同安排、同检查、同考核，有力推动档案管理工作；渭滨区、凤翔区、太白县积极争取馆库设施配套资金，市生态环境局对消防灭火系统进行升级改造，市地志办把档案室由地下一层迁至地上一层，多举措致力改善档案保管环境；各单位坚持抓安全保密知识学习，通过观看安全保密教育影片和开展消防知识培训、演练，强化档案安全“双随机”抽查和安全风险隐患排查，档案安全意识进一步提高。

      2.档案安全保障不断加强。各县（区）档案局（馆）在实施新馆建设项目基础上，普遍配备了报警、消防、门禁、监控等系统，购置了除湿机、温湿度仪、消毒机、防磁柜等安全设施设备，市级部门（单位）均不同程度地配备了温湿度计、灭火器、防磁柜、除湿机、防光窗帘等必备设施设备，市政府办公室、市委政法委、市法院、市人社局、市总工会、市医疗保障经办中心等单位“十防”设施配备较为到位；在检查的42个部门（单位）中，市人民法院设置办公室、阅览室、数字化室、档案室，实现四室分开，市政府办、市司法局、市残联、市城乡居民社会养老保险管理处等单位实现了办公室、阅览室、档案室三分开；市冯家山水库管理局设置文书、会计、人事、科技等专业库房10个，市生态环境局、市人社局、宝鸡港务区管委会等单位档案室面积较大，库容充足，能满足档案安全保管需求。

      3.档案安全管理日趋规范。从检查情况看，各县（区）档案局（馆）严格执行档案安全管理制度，坚持日常值班制度，规范档案工作流程，开展档案数据异质异地备份，坚持安全工作检查，注重发现和解决安全隐患，堵塞安全漏洞。大部分市级部门（单位）建立健全档案管理各项制度，制定和完善档案安全应急预案，市市场监督管理局、市民宗局等7个部门（单位）档案管理制度达10种以上；加强档案室日常管理，市总工会、市地志办、市招商局、市中心医院、市疾病预防控制中心等部门（单位），坚持健全各类统计台账，做好室内环境监测；各县（区）档案馆和市中心医院、市城乡居民养老保险处、市医疗保障经办中心民生档案管理规范，利用程序严格；市级部门（单位）强化网络和信息安全管理，签订数字化工作保密协议，实施信息数据异质备份，确保了档案信息安全。

      4.档案资源归集有序开展。各县（区）都认真开展档案资源归集的督促指导工作，各部门（单位）普遍重视归档文件材料的收集整理，按照归档工作要求，同步进行各类档案和党史学习教育文件材料归档工作。从检查情况看，各县（区）党史学习教育档案已全部接收进馆；被检查的42个部门（单位）中，已完成档案整理的单位达33%，正在整理的单位达62%，市委编办、市直机关工委、市委政研室、市总工会、市民宗局等单位档案整理规范，市司法局、市政府研究室、市直机关工委、市中心医院党史学习教育文件材料收集齐全，市残联坚持照片、音视频、实物档案收集整理，市地震局照片档案整理规范。

      二、存在问题

      从检查情况看，各县（区）档案局（馆）及市级部门、企事业单位在档案安全管理方面做了大量工作，档案安全管理水平有了一定提高，但也存在一些不足。具体表现在：

      1.档案人员素质有待提升。一些单位档案工作人员档案安全意识淡薄，缺乏责任心，对档案室疏于管理；个别单位档案工作人员变动频繁，档案工作缺乏传、帮、带；部分单位档案工作人员业务生疏，对档案业务系统学习不够，归档范围把握不准，档案整理不够规范。 

      2.档案保管条件不够完善。个别县（区）档案馆未配备门禁、除尘、消杀等设施设备，个别功能用房设施不齐，监控设施未实现馆库全覆盖；一些单位档案室堆放杂物，卫生状况较差，个别档案室存在漏水隐患；无档案室的个别单位，档案保管区域未配备必要设施设备。

      3.档案安全管理有待规范。一些单位档案安全机构不健全，档案管理制度修订不及时，统计台账记录不经常、不完善，档案人员更换不履行交接手续，档案室日常管理不够规范；一些单位忽视对设施设备的运行管理，要么不能及时检修，要么长置不用，未能很好发挥管护作用；一些单位档案保管、数字化加工场地远离人员办公地，对档案室安全和数字化加工工作监管不力，档案数字化成果存储光盘（硬盘）管理不规范。

      4.档案资源归集亟待加强。从检查情况看，因今年年初疫情影响，文件材料归档整体进度较为缓慢，大多数单位正在整理，个别单位至今未启动工作；一些单位党史学习教育文件材料收集不齐全，民生档案整理不及时；部分单位归档不够规范，归档质量有待提升；照片、音视频、实物等资料疏于收集现象普遍存在，造成应归未归，门类不全。

      三、几点要求

      1.提高档案安全意识。档案安全是档案工作的“生命线”,也是档案工作的底线。各县（区）档案局（馆）、市级各部门、企事业单位，要牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决克服松懈侥幸心理，始终保持对潜在风险的警惕性和紧迫感，积极履职，强化举措，切实做好档案安全管理工作，尤其要加强汛期档案安全管理，确保档案万无一失。

      2.强化档案安全保障。要切实加强对档案安全工作的领导，建立健全档案安全工作机构，制定安全责任清单，明确档案安全责任部门和责任人；进一步加大对档案安全基础设施建设的投入力度，努力改善档案保管保护条件，提高档案安全与管理水平；增强安全防范意识，完善档案安全应急预案，定期开展档案安全教育培训和事故应急预案演练，切实提高突发事件应急处置能力。

      3.规范档案收集整理。在继续做好文件收集和规范整理的同时，要重视照片、音视频、实物等特殊载体档案的收集整理，做到门类齐全、应归尽归；加快档案资源归集工作进度，档案整理工作要在9月底前全部结束；党史学习教育文件材料收集不齐全的单位，档案人员要主动作为全面收集，尽快整理，确保应归尽归。

      4.加强档案安全管理。各县（区）档案局（馆）和市级各部门、企事业单位要进一步加强档案安全日常管理；馆（室）设施设备不到位的单位，要尽快落实；档案室堆积杂物单位，要在一周内完成清理；档案保管、数字化加工场地远离人员办公地的单位，档案工作人员要切实负起责任，健全台账，加强监管，杜绝隐患；要进一步强化档案信息安全管理，开展档案信息数据异地异质备份，规范使用档案信息系统、服务器、终端软硬件和存储介质，加强数字化加工过程管理，确保档案信息绝对安全。

      宝鸡市档案局

      2022年8月2日