宝档发〔2023〕52号

宝鸡市档案局关于全面落实机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知

各县（区）档案局，市委和市级国家机关各部门、各人民团体：

       档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度（以下简称档案“三合一”制度）是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的基本制度，对于进一步提升机关档案基础业务和信息化水平，建设覆盖更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护国家档案资源完整与安全，夯实档案工作高质量发展根基具有重要意义。根据省档案局工作安排，现就我市贯彻落实工作通知如下：

       一、工作任务

       各县（区）、各部门（单位）要全面总结工作实践，统筹做好制定档案分类方案、确定文件材料归档范围、划分档案保管期限、编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表4项工作，进一步规范机关单位档案门类划分、统一档案分类方法、明晰档案整理工作要求，提升机关档案资源管理的科学化、规范化和标准化水平。各县（区）档案局要科学安排和精心指导本级各机关单位制定档案“三合一”制度，依规对标和认真审批制度内容的科学性、完整性和可行性，督促做好“三合一”制度落实。各部门（单位）要系统梳理已有工作，制定各自的档案“三合一”制度，并报同级档案局审批后执行。

       二、时间要求

       市级各部门（单位）要在2024年9月底前全部完成本机关档案“三合一”制度的制定和报批工作，2024年底前完成所属二级单位制度的审查。各县（区）档案局要在2025年底前全部完成县级机关单位的制度审批。

       三、编制方法

       一是科学制定档案分类方案。以机关在履行职能中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象，按照《机关档案管理规定》明确机关档案门类、各门类档案分类方法和档号编制要求。所确定的档案门类要包括本机关所有档案门类；分类方法要采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项相结合的方法进行，不同门类、载体或形式档案的分类方法相对统一、相互呼应；档号结构应以《归档文件整理规则》确定的编制规则为基础，结合其他门类档案管理规范的要求，来确定相应的档号结构。

       二是确定文件材料归档范围。要按照《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》《印章档案整理规则》等制度规范要求，确定各门类文件材料归档范围，确保纳入归档范围的文件材料能够全面系统反映机关主要职能工作和基本历史面貌。

       三是准确划分档案保管期限。要全面分析和科学鉴别文件材料的利用、凭证和查考等价值，准确判定档案的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。其他门类档案有专门规定的，从其规定。无专门规定的，参照文书档案执行。

       四是编制机关文件材料归档范围和档案保管期限表。机关文件材料归档范围和档案保管期限表要落实“三合一”制度要求（见附件），由条款号、条款、保管期限组成。条款号一般分为2到4个层次，按照“1、1.1、1.1.1”层次顺序统一制定。条款为一组类型相同的文件名称或标题，要能够反映出一组文件的来源、内容和形式。保管期限在每一条款之后，要按照该组文件材料内容明确保存期限。

       四、其他事项

       各县（区）要高度重视，加强领导，强化工作落实；市级各部门（单位）要抓早动快，及时按要求制定完善本单位档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表，并报市档案局进行审批，机构改革涉及的单位要在机构改革进行完毕后，根据“三定方案”及时开展档案“三合一”制度的制定和报批工作。在具体工作中如有疑问，请及时与市档案局联系。

       联 系 人：刘  艳、白晓娟

       联系方式：3262521   3261352

       附件：机关档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表（样例）

宝鸡市档案局

2023年10月19日

附件

机关档案分类方案、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

（样例）

       一、档案分类方案

       （一）门类划分

       本机关档案门类划分为文书（WS）、科技（KJ）、会计（KU）、人事（RS）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物（SW）等13个一级档案门类；科技档案分为科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）3个二级门类；专业档案按实际情况划分二级门类。

       （二）分类方法及档号结构

       1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－机构（问题）代码－件号。

       例：0001－WS·2022－Y－BGS－0001

       2.科技档案：按照项目档案类别（或课题、型号）进行分类。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码－类别代码（课题号、型号）－案卷号－件号。

       例：0001－KJ·JJ－001－0001－0001

             0001－KJ·JJ－001·001－0001－0001

       3.会计档案：按照年度、会计档案类别、保管期限等分类项进行分类。会计档案类别可分为会计凭证（PZL）、会计账簿（ZBL）、财务会计报告（BGL）、其他会计材料（QTL）。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－类别代码－案卷号/册号－件号。

       例：0001－KU·2023－Y－PZL－0001－0001

       4.专业档案：按照年度、保管期限等分类项进行分类。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－案卷号－件号。专业档案按实际情况划分二级门类，二级门类用2位字母标识。 

       例：0001－ZY·SS·2022－Y－0001－0001

       （以件为单位整理的，参照文书档案执行）

       5.照片档案：按照保管期限、年度、照片组等分类项进行分类。

       档号结构为:全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－照片组号－张号。

       例：0001－ZP·2009－Y－0001－0001

       6.录音录像档案：按照年度、保管期限等分类项进行分类。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号。

       例：0001－LY·2022－Y－0001

             0001－LX·2022－Y－0001

       7.实物档案：按照年度、保管期限等分类项进行分类。实物档案类型较多时，档案类别可分为证书、奖状、奖牌、奖杯等。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号，或全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－类别代码－件号。

        例：0001－SW·2023－Y－0001

              0001－SW·2023－Y－ZSL－0001（证书类）

       8.网站网页信息档案：按照年度、档案类别、保管期限等分类项进行分类。网站网页信息档案类别主要包括有网站首页类、信息发布类、解读回应类、办事服务类、互动交流类等。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－类别代码－件号。

       例： 0001－WY·2022－Y－001－0001

       9.业务数据档案：按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。

       档号结构为：全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－机构（问题）代码－件号。

       例： 0001－SJ·2022－Y－001－0001

       10.人事档案：分类方法和档号结构参照有关规定执行。

       （注：分类方法和档号结构在满足科学性、规范性的情况下，可以根据实际情况予以调整。） 

       （三）编号规范

       档号的编制坚持唯一性、一致性、稳定性、扩充性、简单性、适用性原则，按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用“－”（短横）连接，同一级代码之间用“·”（小圆点）隔开。

       1.全宗号：采用4位数字或者字母与数字的结合标识，本机关全宗号为同级综合档案馆赋予的唯一代号。

       2.档案门类代码：采用2位字母标识。存在二级门类的，一、二级门类均采用2位字母标识，中间用“·”隔开。

       3.年度：采用4位数字标识。

       4.类别代码：采用3位数字或字母标识,如本机关科技档案的课题号、项目号、型号可按“001、002……”或“DLL、QLL……”顺序编列，如课题号、项目号、型号还需分类的，按“001·001……”或“DLL·JWL……”顺序编列。

       5.机构（问题）代码：采用3位数字或字母标识，本机关机构代码按办公室（BGS）、法规科（FGK）……编列。

       6.保管期限代码：采用字母或字母与数字的组合标识。保管期限永久、定期30年、定期10年分别以代码Y、D30、D10标识。

       7.案卷号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

       8.件号：采用4位数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

       二、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表

       （一）文书档案

       （参照国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编制）

       1.办公室

       1.1本机关召开工作会议，专题会议的文件材料

       1.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要                                                       永久

       1.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                                                                                   30年

       1.2本机关为协办的

       1.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要的复制件或副本                                  30年

       1.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本                                                              10年

       1.3本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料                                   永久

       1.4上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

       1.4.1 重要的                                                                                                                                永久

       1.4.2一般的                                                                                                                                30年

       ……

       1.6本机关编辑、编写的文件材料

       1.6.1大事记、组织沿革                                                                                                                  永久

       1.6.2简报、情况反映、工作信息                                                                                                      10年

       1.7本机关主办或承办的重大活动、或在应对重特大事件中形成的文件材料

       1.7.1 重要的                                                                                                                               永久

       1.7.2 一般的                                                                                                                              30年

       （二）科技档案

       （参照《科学技术研究档案管理规定》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》编制）

       1.科研档案

       1.1研究准备阶段

       1.1.1 调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献综述                                                                         永久

       1.1.2 科学基金、科研课题经费申请报告及批件                                                                                    永久

       1.2研究试验阶段

       1.2.1 试验任务书、试验大纲等                                                                                                        永久

       1.2.2实验、试验、测试的重要原始记录、整理记录及报告                                                                       永久

       2.基建档案

       2.1立项文件

       2.1.1 项目策划、筹备文件                                                                                                              永久

       2.1.2 项目建议书、预可行性研究报告、可行性研究报告、初步设计及投资概算审批文件                                 永久

       2.2  招标投标、合同协议文件

       2.2.1 招标计划及审批文件，招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件          30年

       2.2.2 中标的投标书、澄清、修正补充文件                                                                                          永久

       2.2.3 未中标的投标文件（或作资料保存）                                                                10年（或项目审计完成）

       2.3勘察、设计文件

       2.3.1 工程选址报告，地质、水文勘察报告，地质图、地形图，化验、试验报告，重要土、岩样及说明                永久

       2.3.2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测监测记录                                    永久

       3.设备档案

       3.1工艺设计、说明、规程、试验、技术报告                                                                                        永久 

       3.2自制专用设备任务书、设计、检测、鉴定                                                                                        永久

       3.3设备设计文件、出厂验收、商检、海关文件                                                                                     永久

       3.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单                                                                         30年

       ……

       （三）会计档案

       （参照《会计档案管理办法》编制）

       1.会计凭证

       1.1原始凭证、记账凭证、传票汇总表                                                                                               30年

       2.会计账簿

       2.1日记账                                                                                                                                 30年 

       2.2总账                                                                                                                                    30年

       2.3明细分类、分户帐或登记簿                                                                                                        30年

       3.财务会计报告

       3.1部门财务报告                                                                                                                         永久

       3.2部门决算                                                                                                                               永久

       3.3会计月、季度报表                                                                                                                   10年

       4.其他会计资料

       4.1银行存款余额调节表                                                                                                                10年

       4.2银行对账单                                                                                                                           10年

       4.3会计档案移交清册                                                                                                                   30年

       4.4会计档案保管清册                                                                                                                   永久

       （四）专业档案

        （专业类档案范围为2011年国家档案局出台的《国家基本专业档案目录（第一批）《国家基本专业档案目录（第二批），以婚姻档案为例。）

       婚姻档案

       1.办理结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）形成的材料

       1.1《结婚登记审查处理表》                                                                                                          100年

       1.2《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》                                                               100年 

       1.3 香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）                                                                                                                                              100年

       1.4当事人身份证件复印件                                                                                                            100年

       1.5其他有关材料                                                                                                                       100年 

       （五）照片档案

       （参照《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》编制）

       1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片

       1.1本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片                                                              永久

       1.2本单位重点建设项目、重点科研项目的照片                                                                                  永久

       1.3领导人、著名人物和国际友人参加与本单位有关的重大公务活动的照片                                                永久

       1.4本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片                                                                            永久

       1.5本单位历届领导班子成员的数码证件照片                                                                                     30年

       2.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片                              永久

       3.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片                永久

       4.其他具有保存价值的照片

       4.1重要的                                                                                                                                永久

       4.2一般的                                                                                                                                30年 

       （六）录音、录像档案

       （参照《录音录像档案管理规范》编制）

       1.记录本单位主要职能和基本历史面貌的，具有保存价值的录音录像文件  

       1.1工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等                                                                 永久

       1.2主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动                                                   永久  

       1.3上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动           永久

       1.4组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等                                             永久

       2.记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件                     永久

       3.执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件

       3.1重要的                                                                                                                               永久

       3.2一般的                                                                                                                               30年

       4.其他具有保存价值的录音录像文件

       4.1重要的                                                                                                                               永久

       4.2一般的                                                                                                                              30年

       （七）实物档案

       1.领导、知名人士的题词、字画等                                                                                                 永久

       2.国内外交流、重要活动获得的纪念品、礼品等                                                                                永久

       3.停止使用但具有特殊意义的公章                                                                                                 永久

       4.奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等                                                                                                 永久

       （八）公务电子邮件

       （参照《公务电子邮件归档管理规则》编制）

       各单位应结合业务实际确定公务电子邮件归档范围和划定具体保管期限。公务电子邮件保管期限定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。   

       （九）网页信息

       （参照《政府网站网页归档指南》编制）

       1.网站及栏目首页页面                  

       1.1网站首页                                                                                                                             永久

       1.2一级栏目首页                                                                                                                       30年

       1.3二级栏目首页                                                                                                                       10年

       2.“信息发布”类页面

       2.1经济、社会、历史、地理、人文、行政区划等介绍性信息                                                                  永久

       2.2机构设置、主要职责和联系方式等机构职能信息                                                                              永久

       2.3本地区、本部门、本机构的负责人信息及重要讲话文稿                                                                     永久

        ……

       5.“互动交流”类页面

       5.1网民意见建议和问答咨询的审看、处理和反馈信息                                                                          10年

       （十）人事档案

       参照《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》编制。